Das Ausdruck „Retrospektive“ oder kurz „Retro“ lässt sich wörtlich mit „zurückblicken“ vom Lateinischen „retrospectare“ herleiten. Der Begriff wird in der bildenden Kunst oder auch beim Film benutzt, um einen Rückblick auf Schaffensphasen oder Filmwerke zu beschreiben. Bei der Erstellung von Software arbeiten Teams sehr of mit einer Methode namens „Scrum“ und dort wird der Ausdruck ebenfalls verwendet und bezieht sich auf das Schaffen des Teams. In diesem Überblick lassen wir weitere Details zu Scrum beiseite und schauen, was so eine Retrospektive genau beinhaltet und wo sie überall Anwendung finden kann. Der erste Teil des Wortes (retro) deutet darauf hin, dass die Vergangenheit beobachtet wird, um daraus für die Zukunft zu lernen. Immer häufiger wird nicht nur die Vergangenheit betrachtet, sondern lösungsorientiert in die Zukunft geschaut.

Grundsätzlich nimmt die Komplexität in der Arbeitswelt stetig zu, ganz unabhängig ob es sich um Software oder ein ganz anderes Gebiet handelt. Um diese Komplexität bewältigen zu können, arbeiten wir oft in Teams und es hat sich gezeigt, dass eine lange Planung der Arbeit in vielen Fällen nicht sehr hilfreich ist (zu viel ist unbekannt), sondern ein iteratives Vorgehen bessere Resultate zeigt. Bei iterativem Arbeiten wählen wir eine bestimmte Zeitdauer (eine Dauer von zwei Wochen hat sich in den meisten Fällen bewährt) und bearbeiten einen definierten und begrenzten Teil. Nach den ersten zwei Wochen sind neue Erkenntnisse vorhanden und die zweite Iteration kann geplant und bearbeitet werden. Ein zu kurzer Horizont verursacht Hektik und ein zu langer Horizont führt zu unsinnigen Planungsdetails. Dieser Mechanismus funktioniert sowohl inhaltlich wie auch bezüglich der Teamentwicklung und Arbeitsweise sehr gut.

Bei der iterativen Teamentwicklung kommt nun die Retrospektive ins Spiel. Es handelt sich um eine kleine Auszeit am Ende einer Iteration, bei der das Team den Raum und die Unterstützung bekommt, um sich weiter zu entwickeln. Oftmals haben die Mitglieder eines Teams sehr genaue Vorstellungen was verbessert werden könnte, aber es gibt keine Möglichkeit zu einer Bearbeitung und Umsetzung. Es geht dadurch sehr viel Potential, Motivation und Freude bei der Arbeit verloren. Die Leistungseinbusse ist typischerweise viel höher als der zeitliche Aufwand eines Retro-Meetings von 1.5 Stunden Dauer alle zwei Wochen.

Neben dem nötigen Raum ist auch die Begleitung enorm wichtig. Wenn die Abläufe gerade nicht besonders gut klappen und die Belastung im Team hoch ist, kann eine Retrospektive schnell zu einem Klage-Meeting verkommen und das bringt keine Verbesserung, sondern oft das Gegenteil. Die Moderation ist gefordert, den Blick nach vorne und den Fokus auf kleine machbare Verbesserungen zu richten. Es sind kleine Experimente, welche dann in den kommenden zwei Wochen umgesetzt werden und so schrittweise Fortschritte bringen. Falls ein Experiment nicht erfolgreich war, ist das überhaupt nicht tragisch. Das Team hat mutig etwas ausprobiert und dabei viel gelernt. Dadurch wird auch schrittweise eine Fehlerkultur aufgebaut, die wiederum positiv zum Gelingen von anspruchvollen Aufgaben beiträgt.

Die Moderation greift auf einen vorgegebenen Ablauf zurück, welcher die folgenden fünf Schritte beinhaltet.

  1. Den Boden bereiten (raus aus dem Hamsterrad – rein in die Reflektion)
  2. Daten sammeln (möglichst ohne Bewertung Inputs von allen Beteiligten sammeln)
  3. Einsichten gewinnen (Diskussion mit Blick nach vorn – was ist wichtig und dringend)
  4. Nächste Experimente (was wird konkret umgesetzt und wie sehen wir den Erfolg)
  5. Abschluss (Ende der Reflektion – rein in die nächste Iteration)

Dabei ist es wichtig, auf die positiven Punkte zu fokussieren. Es kommen selbstverständlich auch negative Punkte zur Sprache. Diese gilt es zu würdigen und dann die Energie für deren Verbesserung aufzuwenden. Das tönt einfacher als es in der Praxis oft ist. Erfolgreiche Retrospektiven benötigen Übung, Vertrauen und Hintergrundwissen.

Links zu diesem Thema:
http://plans-for-retrospectives.com/