Hintergrund

Retrospektiven (oder kurz Retros) sind ein wichtiger Teil bei der Entwicklung von Teams.  Es geht in diesen Meetings nicht darum WAS gearbeitet wird, sondern WIE und WESHALB. Es ist bei der täglichen Arbeit nicht immer einfach diesen mentalen Wechsel für 1-2 Stunden zu machen. Eine sehr gute Unterstützung ist ein Ortswechsel weg von den Arbeitstischen oder den üblichen Meeting-Räumen, um den Fokus auf die kontinuierliche Verbesserung zu setzen. So ein Wechsel wurde bisher auch von allen Teams, die ich begleitet habe, begrüsst. Allerdings stellte es mich als Moderator und Coach vor einige logistische Probleme, wie folgende Geschichte zeigt. So entstand die Idee des Retrospektiven Canvas.

Wie es dazu kam

Ich begleitete vor ein paar Jahren ein Scrum-Team bei einem Kunden und wir hatten nach Ende des Sprints die regelmässige Retrospektive. Als verantwortungsvoller ScrumMaster hatte ich eine abwechslungsreiche Retro mit Hilfe des Retr-O-Mat zusammengestellt und fünf schöne Flip-Charts (nach der Methode der Kommunikationslotsen) vorbereitet. Soweit war alles bereit, der Raum reserviert und 15 Minuten vor dem Start machte ich mich mit meinen Flip-Charts auf den Weg zum Raum. Ich kam jedoch nicht sehr weit. Das Team stoppte mich noch im Team-Büro mit dem Hinweis, dass das Wetter an diesem Sommertag so schön sei, dass wir doch besser nach draussen gehen sollten. Da ich immer offen für neues bin, holte ich mir kurz die Bestätigung vom Team ein, dass wir auch draussen intensiv und konzentriert an der Verbesserung arbeiten werden und ich war mit dabei. Natürlich nahm ich die Flips und etwas Klebband mit und dachte mir, dass wir das schon irgendwie auch ohne Wände, Flip-Chart Ständer, Tische und Stühle hinkriegen würden. Es hat soweit im nahe gelegenen Park alles geklappt bis zu dem Zeitpunkt als eine kleine Brise aufkam, die von Zeit zu Zeit auch etwas stärker wurde. Der langen Rede kurzer Sinn: ich konnte meine Flips entsorgen und wir hatten die Retro als reines Gespräch weitergeführt.

Übersicht

Dieses Erlebnis hat mich dazu motiviert eine kompakte Form zu entwickeln, um eine Retro im Wald, Restaurant oder auf einer Wiese durchzuführen. Ich habe das Format immer wieder getestet, angepasst und weiterentwickelt. Hier ist die aktuelle Version abgebildet:

Retrospektiven Canvas

Retrospektiven Canvas

Ich nehme dieses Blatt als A4 Ausdruck jeweils mit, um mir Notizen zum Ablauf zu machen und die Retrospektive zu planen. Gleichzeitig übertrage ich das Format auf ein Flip-Chart, welches ich dann auf den Tisch oder Boden legen kann. So sind alle Teile jederzeit für das Team sichtbar und es ergibt sich eine gute Übersicht, was alles zu bearbeiten ist.

Als Basis habe ich die klassischen fünf Stufen einer Retrospektive genommen und etwas feiner aufgegliedert:

  1. Set the stage: Teile 1-3
  2. Gather data: Teil 4
  3. Generate insights: Teile 5-6
  4. Decide what to do: Teile 7-8
  5. Close the retrospective: Teil 9

Des Weiteren kam die Idee des Lean Canvas zur Umsetzung, um alles auf einer Seite übersichtlich zu gestalten.

Gebiete auf dem Canvas

Um den Canvas herum sind die einzelnen Gebiete beschrieben. Zuoberst gleich unter dem Titel ist links die öffentliche Spalte deklariert und rechts das grössere private Gebiet. Bei den Retrospektiven gilt es die “Vegas-Regel” zu beachten.  Was in Vegas passiert, bleibt in Vegas und das gilt auch für Retrospektiven. Das Team benötigt einen sicheren Raum, um sich direkt zu unterhalten und damit sämtliche wichtigen Punkte auch offen zur Sprache kommen. Günstiger Nebeneffekt nach der Retrospektive ist die Möglichkeit das Flip-Chart (entweder beschrieben oder mit Post-its beklebt) zu falten, so dass nur noch der öffentliche Teil sichtbar ist. Das Resultat kann im Team-Raum aufgehängt werden und kein privater Teil ist sichtbar. Die Nacharbeit und Dokumentation reduziert sich so nach der Retro auf ein Minimum. Die nötigen Faltstellen sind mit gepunkteten Linien markiert.

Auf der linken Seite befindet sich die Zeitachse. Wie der Name “Retrospektive” andeutet, geht die Zeitachse oft in die Vergangenheit und es wird Geschehenes analysiert und für die Zukunft diskutiert. Beim lösungsorientierten Ansatz nach De Shazer wird strikt von der Gegenwart in die Zukunft gearbeitet und die Vergangenheit weitgehend ignoriert. Dies wird damit begründet, da oft zukünftige Ereignisse nichts mit der Vergangenheit zu tun haben, respektive aus der Vergangenheit nicht eindeutig auf die Zukunft geschlossen werden kann. Bei den Retrospektiven wird immer öfter lösungsorientiert gearbeitet, um das Team auf die Zukunft und auf Lösungen auszurichten, anstatt im Detail sämtliche Probleme der Vergangenheit zu diskutieren. Letzteres führt nicht selten zu einer destruktiven Abwärtsspirale. Man spricht in diesem Fall entweder von “lösungsorientierten Retrospektiven” oder  von “Prospektiven”. Die Zeitachse ist als grobe Orientierung gedacht und geht je nach Strategie von der Vergangenheit in die Zukunft oder von der Gegenwart in die Zukunft.

Im unteren Bereich sind die drei verschiedenen Modi aufgelistet. Auf der rechten Seite ist der Rahmen. Wie schon beschrieben unterscheidet sich die Retrospektive von der normalen Tätigkeit. Es ist deshalb wichtig explizit den speziellen mentalen “Raum” zu betreten und auch wieder zu verlassen, sonst kann es passieren, dass die reguläre Arbeit einfach weitergeführt wird. Im mittleren Bereich ist der kreative Teil des Meetings. Hier kommen alle möglichen und unmöglichen Aktivitäten zum Einsatz, um Paradigmenwechsel zu ermöglichen und neue Ansätze zu erarbeiten. Auf der linken Seite wird es dann konkret, damit die Phantasie nach dem mittleren Teil wieder gebündelt und fassbar werden kann. Der letzte Teil ist oft der schwierigste und sehr wichtig. Wenn nicht konkrete Schritte und Experimente erarbeitet werden, dann kann das zu Frustration führen.

Teile im Detail und Beispiel-Aktivitäten

Der Inhalt der einzelnen 9 Felder lässt sich folgendermassen beschreiben:

  1. Raum betreten: Eine kurze Runde ohne Kommentare, um alle Beteiligten auf die Retro einzustimmen. /Eine mögliche Aktivität ist “Positive & True”, bei der jede Person etwas positives aus der vergangenen Iteration erzählt./
  2. Review letzte Retro: Es kann passieren, dass in einer Retrospektive etwas beschlossen wird, dann jedoch im Tagesgeschäft untergeht. In diesem zweiten Bereich werden die letzten Punkte nochmals kurz angeschaut und besprochen, was davon gemacht wurde.
  3. Themen einbringen: Manchmal macht es Sinn vollständig offen in eine Retro zu gehen und die Themen erst im Meeting zu sammeln. Teilweise können auch gezielt Punkte eingebracht werden, die dem Team während der Iteration aufgefallen sind. Diese Punkte können hier deponiert und sichtbar gemacht werden.
  4. Storming eröffnen: Der erste Teil der Kreativ-Phase öffnet das Storming. Hier findet eine Auslegeordnung statt, die typischerweise schriftlich erfolgt mit Hilfe von Post-its, damit auch die ruhigeren unter den Beteiligten zum Zuge kommen und gehört werden. /Hier bieten sich Aktivitäten wie “Mad, Sad, Glad” oder “Learning Matrix” an./
  5. Storming vertiefen und erkunden: Der mittlere Teil der Kreativ-Phase bildet den Höhepunkt des Stormings und je wilder die Ideen, desto besser. Es soll noch keine Wertung stattfinden, was überhaupt möglich ist. /Hier bieten sich “Lean Coffee”, “Brainstorming”, “Brainwriting” oder “Worst we could do” an./
  6. Storming abschliessen: Im letzten Teil der Kreativ-Phase gilt es zu filtern und konkrete Punkte zu extrahieren. Dieser Teil ist oft nicht einfach, wenn es beim Storming aktiv und emotional zu und her geht. Es ist aber wichtig die Retro nicht aus Zeitgründen zu früh abzubrechen. Das Zeitmanagement ist ein sehr wichtiger Erfolgsfaktor. /Eine Aktivität die ich sehr gerne mag, ist der “Starfish” oder ein einfaches Wählen mit Punkten ist auch schnell gemacht. Dabei kommt jede Person 3-5 Punkte (je nach Anzahl der Optionen) und kann die vergeben./
  7. Aktionen bestimmen: Hier geht es darum die Aktionen nochmals genau aufzuschreiben, damit sie für alle Beteiligten ersichtlich sind und es keine Missverständnisse gibt. Dieser Teil ist anschliessend auch öffentlich für alle zugänglich.
  8. Metriken definieren: Klar definierte Aktionen sind schon sehr gut. Noch besser ist es, wenn sich das Team im Vorfeld überlegt, wie es den Erfolg einer Aktion messen kann.  Die Metriken helfen die Aktionen zu verfeinern und sie beschreiben im Vorfeld das anvisierte Ziel. Nach der Iteration können die Punkte sehr einfach bewertet werden und es entstehen keine Diskussionen, was nun eigentlich damit erreicht werden wollte.
  9. Raum verlassen: Eine kurze Runde, um die Retrospektive abzuschliessen. Wie beim Start gibt es hier auch keine Diskussionen mehr. /Eine gute Möglichkeit ist “AHA”./

Fazit

Der Retrospektiven Canvas bietet eine Möglichkeit Retrospektiven zu strukturieren, zu gestalten und portabel an verschiedene Ort mitzunehmen. Alle wichtigen Punkte sind übersichtlich auf einer Seite dargestellt, es geht nichts vergessen und die Zeit bleibt während dem Meeting unter Kontrolle. Der abwechslungsreichen Gestaltung von Retrospektiven ist keine Grenze gesetzt. Der Canvas liefert die generelle Struktur und den Prozess-Rahmen (was ja “Canvas” übersetzt heisst). Sämtliche einzelne Teile können individuell und vielseitig gestaltet werden.

Viel Spass!